整理整頓‐書類編

書類の整理整頓は、当該書類の種類や性質で、整理整頓の仕方が異なってくる。

ところで、書類の整理整頓法においては、いわば分類法といえる方法がとられることが多い。これは、書類の種類を、仕事か趣味か、仕事であれば提出先や内容別などで分類し、かつ、書類の性質で緊要度別に分類するのである。しかし、分類は細分化すればするほど、アウトプットが楽になる反面で、インプットが煩雑になりがちだ。どこに何をどのように整理し整頓するかを細分化して分類すれば、きりがなくなるのである。ここから、書類における整理整頓法を考える場合には、インプット、アウトプット両者をいかに楽にするかという観点から考える必要があることになる。まずインプットを楽にする方法について考えてみよう。インプット、すなわち書類を集めて整理整頓する局面において重要になるのは、どんな情報だったかが後で分かるような「印」をつけておくことと、置き場所の特定である。これらに関しては、「整理術」と題する書籍が多く出版されている。

しかし、個人的には、どの方法にも与さない。なぜなら、どの方法も長続きさせるには、面倒な作業が多過ぎると感じているからである。入力の手間から考えると、手作業での整理整頓が最も大変である。次に、整理整頓自体をパソコンにデータベース化することも、やはり入力の手間がかかる。もっともアナログの手作業よりも、デジタル化した方が都合のよい場合が多い。そこで、デジタル化するにあたり、入力作業が出力作業より簡単なものがあるだろうか。ある。それが、デジカメによる書類の整理整頓術である。整理はキーワードを入れて撮影するだけ。整頓はデジカメのボイスレコーダーを使って、整理した書類フォト上に置き場所を記録しておく。その際注意すべきことも声で記録しておく。デジカメであれば、一覧表示が可能な上、日付も自動で付される。さらに、撮影順に並んでいる。増え過ぎればパソコンに転送すればフォト管理ソフトがデータベース管理ソフトに早変わり。

デジカメによる書類の整理整頓術はお勧めしたい書類管理法である。